업무에 필요한 기본적인 프로그램

회사에서 업무에 필요한 기본적인 프로그램들

 

요즘 제가 매주 올리는 자료들이 주로 업무에 관련된건

아마 아시는분들은 아실듯 합니다..ㅎㅎ

회사를 다니려면 기본적으로 사용할줄 알아야 되는것들인데

엄마 뱃속에서 배워 나오지 않은 이상 배우는데 시간이 제법 걸립니다.

컴퓨터 머리가 뛰어나신 분들은 빨리 배울수도 있구요,

프로그램 이해에 있어서는 개인차가 있으니 배우는 시간은 중요하지 않습니다.

중요한건 대부분의 회사들이 아래 프로그램으로 업무를 본다는것이 중요하겠습니다.

저는 이 프로그램들을 용도별로 구분해 드리려고 합니다.

마이크로 소프트사의 엑셀(excel)입니다.

계산을 하는 업무, 주로 거래명세표, 견적서, 시방서, 재고관리등의 서류들을 작성할때 사용됩니다.

엑셀을 좀 많이 사용하는 회사는 전체업무의 90% 이상을 엑셀로 처리합니다.

보고서나 사업계획서를 작성할때도 그래프나 수치적인 숫자들이 연결되어 있기 때문에

수정에 많은 힘이 들어가지 않아 좋습니다.

블로그에서는 제가 수시로 글을 올리고 있어 공부하시기에도 좋습니다...ㅎㅎ

디자인에 관련된 모든 사무업무는 어도비 사의 포토샵을 빠뜨릴수 없겠네요~

문제는 상당히 공부를 해야 된다는것, 더구나 디자인과 관련된 부분이라

창의성이 없이 단순 암기식으로는 배워도 써먹지를 못한다는게 제일 큰 문제죠

단축키를 잘 활용해야 어깨에 지장을 덜줍니다.

포토샵 오래하면 어깨병신 된다는 소문이 돌 정도의

가학적인 직업이라고 보시면 됩니다.

"가학적인..."ㅋㅋㅋ 암튼 디자이너가 쉬운 직업은 아닙니다.

혹사당하는 정도도 그렇고, 임금도 그렇고, 창의성에 비해 말입니다.

같은 어도비사의 아크로뱃입니다.

배운지 얼마 안되는데 리더와 프로가 있다고... 들었습니다.

리더로는 JPG 읽어들여서 OMR변환시킨다음, 수정하는 작업에 잘 이용했었습니다.

얼마전까지 프로에서 글자 수정하는 방법을 몰랐는데 최근에 알게되어 조만간 데이타 올라갈겁니다.

주로 사용되는 곳은 온라인 카타로그 같은 E-Book 같은 곳이고, 회사내의 제품 매뉴얼등의 PDF파일

자료 만들기에 사용됩니다. 희한하게도 PDF로 문서를 주고 받는 회사도 있더군요~

파워포인트와 비슷한 느낌도 있는데

아직까지는 활용도가 높지는 않습니다.

다만, 타사의 PDF를 가져왔는데 빨리 수정하려니 결국은 배워야 되더라구요~

특히 해외 사이트의 상당부분이 PDF를 사용하니 어쩔도리가 없습니다.

​한글은 참~ 컴퓨터를 처음 배울때는 이만한 프로그램이 없었는데

지금은 딱 관공서용이죠, 아직까지 많은 관공서에선 한컴의 한글문서가 1번입니다.

다만, 일반 사회에서 극히 일부 회사만 사용하는 문서죠... 라고 하고싶지만

제가 일하는 회사도 아직 한컴으로 사용중입니다.

그런데 많이 불편합니다. 너무 비효율적이라 짜증만 지대로 부리고 있습니다.ㅠㅠ

그래서 저는 웬만한 문서는 모두 엑셀로 작성중입니다.

마소의 워드는 참 사용하기 애매한 문서입니다.

물론 해외 발주나 수주를 받는 회사는 괜찮겠지만

이걸로 뭔가를 하려고 하면 불편함이 너무 많습니다.

딴건 모르겠고 적어도 같은 오피스파일중 엑셀 파일은 당연히 호환되야 된다고 생각하는데

그런것도 아니고... 굳이 꼽으라면 PDF변환기능 정도...

실제로 사용하는 회사도 많이 본것 같지도 않네요~

국내용이라기 보다 국외용이라 보는것 좋을듯

암튼 뭔가 모르게 안맞습니다. 

프리젠테이션을 해야 하는분들이라면 파워포인트가 꽃이라고 하는데,

아쉽게도 저는 많이 접해보지 못했습니다.

제가 낙하산 출신이라서 면접을 거치면서 일을 해본적이 많지가 않거든요..

그러다보니 회사내 업무에서도 PT는 할일이 없고

딱 한번 접할 일이 있었는데 그때 오너의 명령이 이거였습니다.

"스티븐잡스처럼 만들어 오라"

그래서 스티븐잡스처럼 만들어 갔더니

"내용이 성의가 없다고 한자를 가득 채우시더라구요....ㅎㅎ

한동안 엑셀 얘기 안했었는데 다시 시작해 봅니다.

저만의 독특한 방법들이 있는데, 그 방식으로 말씀드릴겁니다.

엑셀은 꼭 배워 두셔야 된다고 말씀드렸죠~

엑셀교육이나 각종 프로그램교욕등은 다필요해서 생긴것입니다.

교육받아서 손해 보실것은 없습니다.

돈주고도 받는게 엑셀강의이니까요~

그 이유가 바로 계산때문입니다.

엑셀계산의 기본은 SUM함수입니다.

기본적으론 사칙연산만으로도 계산이 분명히 되지만 그럴거면 굳이 엑셀을 사용하지 않으셔도 가능합니다.

엑셀의 함수는 대부분 "구문"을 제공해 줍니다.

즉, 사용방법에 대한 예시를 보여주는데, 이게 생각보다 어렵습니다.

제 경험이 그렇습니다. 물론 누군가가 옆에서 가르쳐 주면 이해하기 쉽지만~

SUM 함수의, 구문은 =SUM(Numvber1, number2,...) 또는 =SUM(Number1:Number2) 이런식입니다. 

하지만 제일 배우기 쉬운건 예제가 아닌 실전이죠~

SUM함수는 여러명의 사촌들이 있는데 진짜는 얘네들이 진국입니다.ㅋㅋ

색상으로 표시했는데 기본적으로 SUM함수는 사칙연산의 +와같은 성격입니다.

다 더하게 되는것이라 아래의 노란색, 파란색 영역은 굳이 SUM 함수가 없어도 계산하는데

지장은 없습니다.. 다만,손이 귀찮을뿐ㅋㅋ

그런데 분홍색 부분... 은 SUM함수가 아니면 계산하시기 쉽지 않을겁니다.

간단하게 정리를 해드릴께요~ 녹색은 양쪽으로 중복을 시킨 부분입니다. 별 의미는 없습니다.

첫번째 가로로 노란색은 A1~H1번까지 계산했습니다...... 공식은 =SUM(A1:H1) 보이시죠~

두번째 세로로 파란색은 A1~A14번까지 계산한거죠........ 공식은 =SUM(A1:A9) 번이죠.. 모두 다 계산하려면 A14번을 넣으시면 됩니다. 

세번째 한가운데의 분홍색은 D4:H14번까지 계산해라...... 공식은 =SUM(D4:H14) 입니다,

각각의 수식은 끝나는 부분 옆에 따로 써놨으니 보이실겁니다.

제일 좋은건 직접 해보는거라 해당 파일은 첨부 파일로 같이 업로드 해두겠습니다.

 그럼 보시는 분들은 의문이 생기시죠

저딴거 그냥 계산기만 있어도...ㅎㅎ

지금은 보시는게 A1부터 A14까지 셀이니까 그런 말씀 하시지만 저런 차트가 수천개 있음

그냥 ~ 포기입니다. 계산기로 해결안되요~

그래서 함수나 수식이 필요한거죠

특히 SUM함수는 그냥 단순하게 계산만 하는게 아니라 다른 함수와 연동해서

더 복잡한 계산을 할때도 도움이 됩니다.

함수라는게, 또는 셀이라는게, 잘 이해가 안가시면 아래와 같이 분해해 보세요

노란색 기준으로 분해해 볼께요~

=.................... 엑셀에서 모든 계산은 이걸로 시작합니다.

SUM............... 함수이름입니다.

(.................... 여는괄호입니다. 이걸 기준으로 계산이 됩니다.

A1.................. 시작하는 셀이름이죠

:..................... 범위 설정입니다.

H1.................. 끝나는 셀이름입니다

).................... 닫는 괄호입니다.

엑셀을 처음 시작하시면 이해가 안가는게 대략 3가지쯤 됩니다.

하나. 내가 이걸 왜배워야 하는지 ........... 그래야 살아남아요ㅎㅎ

둘, 뭐부터 해야 되나............................ 문서 만드는것부터

셋. 계산은 어떻게 ............................... 사칙연산 => SUM함수 순으로 배우면 됩니다.

두번째 이유 때문에 지난번 포스팅으로 엑셀 업무일지 만드는 방법을 한적도 있습니다.- 엑셀 클릭하고 드래그의 차이

이거 아시면 엑셀도 이해하실수 있습니다.

어차피 인터넷 하시니까 클릭하고 드래그의, 차이는 이해하실겁니다.

엑셀에서 클릭은 계산 전단계에 셀범위를 잡아당기기위해 하는 행위입니다.(말로 쓸려니~ㅠㅠ)

그래서 그림으로 다시 변경~

아래의 꼭지점을 마우스로 누르시면 "클릭"

클릭후 아래로 잡아 당기시면 "드래그"입니다. (일률적으로 정할수 없는데 이해를 돕기위해) 

하실려는 의지만 있으시면 엑셀은 어려운 프로그램이 아닙니다.^^